Digitaal managementsysteem
Strip-wit-2.png

Veelgestelde vragen

Gebruikers

Hoe voeg ik een gebruiker toe aan de PCT?


Bij 'gebruikers' kun je eenvoudig gebruikers toevoegen. Klik op 'gebruiker toevoegen' en selecteer of de gebruiker moet kunnen inloggen of niet. Selecteer welke rol de gebruiker krijgt en vul vervolgens de verplichte velden in en verstuur de uitnodiging wanneer de gebruikt toegang krijgt tot de PCT. Je kunt ook heel gemakkelijk een bestand met gebruikers in een keer uploaden. Mocht je meer gebruikers willen toevoegen dan het maximaal aantal gebruikers uit de licentie, neem dan contact op met support@proactivecompliancetool.nl.




Welke rollen zijn er beschikbaar binnen de PCT?


Standaard zijn de volgende rollen beschikbaar: - Beheerder - Manager - Medewerkers - Viewers - Auditor Jouw consultant heeft toegang tot de PCT middels de Consultant rol. In de tool kun je bij 'gebruikers' de rechten per rol inzien.




Het lukt niet met inloggen. Hoe kan dat?


Probeer op de inlogpagina eerst op het 'oogje' te klikken, om het ingevulde wachtwoord zichtbaar te maken. Wellicht staat er een typefout of staat 'caps lock' aan. Mocht dit niet helpen, klik dan op "Ik ben mijn wachtwoord vergeten". Wanneer ook dat niet mocht werken, neem dan contact op via
support@proactivecompliancetool.nl




Wat is mijn gebruikersnaam?


Om in te kunnen loggen in de PCT heb je een gebruikersnaam gekregen. Deze gebruikersnaam is terug te vinden onderaan de uitnodiging die je hebt gekregen om een account aan te maken. Het is nooit je emailadres.




Hoe deactiveer ik een gebruiker?


Wanneer een gebruiker geen toegang meer tot de PCT mag hebben, kan je de gebruiker deactiveren. Dit doe je door naar het gebruikers overzicht te gaan. Aan de rechterkant bij ‘Acties’ heb je een aantal instellingen. Hier vindt je de knop ‘deactiveer gebruiker’. De gebruiker heeft dan geen toegang meer tot de PCT.




In welke browser werkt de PCT het best?


De PCT werkt in de laatste versie tot maximaal 2 voorgaande versies van onderstaande browsers: - Microsoft (IE) Edge - Mozilla firefox - Apple Safari - Google Chrome Op het moment dat gebruik gemaakt wordt van desktopvirtualisatie, zoals bijvoorbeeld terminal services of Citrix kan de optimale werking niet gegarandeerd worden.




Hoe kan ik een foto uploaden?


Wanneer je naar "mijn account" gaat kun je foto uploaden. Beheerders hebben ook de mogelijkheid om bij "gebruikers" per gebruiker een foto te uploaden door op de betreffende medewerker te klikken en vervolgens een afbeelding te uploaden.




Hoe wijzig ik mijn wachtwoord?


Wanneer je je wachtwoord vergeten bent klik je op het inlogscherm op "wachtwoord vergeten". Je vult vervolgens je inlognaam in en ontvangt dan een link in je mail om je wachtwoord opnieuw in te stellen. Beheerders kunnen jouw wachtwoord niet inzien of resetten. Mocht je je inlognaam vergeten zijn, neem dan contact op met één van de beheerders of support@proactivecompliancetool.nl.





PCT Framework

Hoe kan ik een bestand uploaden als bijlage?


Onderaan bij elk onderdeel en subonderdeel heb je de mogelijkheid om links en bestanden toe te voegen. Bestanden worden automatisch opgeslagen in het bestandenoverzicht. Dit overzicht is terug te vinden via de linkernavigatie of het menu bovenin, onder "Bestanden" In het bestandenoverzicht kun je heel gemakkelijk ook bijlagen uploaden middels de + in de rechterbovenhoek. Maximale bestandgrootte dat geupload kan worden is 30mb.




Kan ik vanuit meerdere plekken naar een bestand linken?


Dat kan. Wanneer je een bestand wilt bijvoegen heb je de keuze om een nieuw bestand te uploaden of een geupload bestand te selecteren. Wanneer je vanuit verschillende locaties naar hetzelfde bestand wilt linken, klik je op "Geüploade bestanden selecteren".




Hoe kan ik gewijzigde bestanden updaten?


Wanneer je wijzigingen hebt doorgevoerd in een bestand die geüpload is in de PCT, kan je deze heel gemakkelijk updaten. Je gaat naar het desbetreffende document en klikt op de gele knop om een nieuwe versie te uploaden.

Vervolgens vind je in de linkernavigatie bij ‘Bestanden’ de verschillende revisies van een document. Bij het updaten heeft het document dus twee revisies.




Hoe kan ik content uit een Word document importeren?


Boven de content editor staat de knop "upload inhoud bestand". Hier selecteer je het juiste bestand dat je wilt importeren. Let op! Alle bestaande content wordt overschreven met de content die geimporteerd wordt. Maak voor de zekerheid dus een nieuwe versie aan.




Hoe link ik naar andere onderdelen in het PCT framework of een formulier?


Wanneer je in de content editor "@" typt zie je naar welke onderdelen en formulieren je kunt doorlinken. Gebruikers kunnen in de viewer modus op de link klikken om rechtstreeks naar het juiste onderdeel te gaan. Wanneer een gebruik niet geautoriseerd is voor het betreffende onderdeel, wordt deze ook niet getoond.




Hoe stel ik de autorisaties per onderdeel of formulier in?


Als beheerder kun je instellen welke rollen geautoriseerd zijn om een bepaald onderdeel of formulier te bekijken of te bewerken. Onderdelen Onderdelen in het PCT framework kun je instellen door op het oogje boven de editor te klikken. Vervolgens selecteer je voor welke rol deze "stap" verborgen moet worden. Formulieren Bij formulieren kun je bij de tab "instellingen" per rol instellen of een rol toegang heeft tot het invulformulier, de grafieken of de registraties.




Hoe maak ik een nieuwe versie aan?


Wanneer je klikt op de button "maak nieuwe versie aan", wordt er een nieuwe conceptversie aangemaakt welke je alleen zelft kunt zien. Bij het aanmaken van een nieuwe versie wordt er een kopie gemaakt van de laatste actieve versie. Hierdoor kun je gemakkelijk wijzigingen aanbrengen, zonder dat je de gehele tekst moet overtypen. Wanneer de content gereed is zet je de status op "intern", waardoor hij voor andere gebruikers ook zichtbaar wordt. Vergeet niet een versienummer mee te geven en bij te houden wat je gewijzigd hebt t.o.v. de vorige versie. Let op! wanneer er meerdere concepten zijn waar verschillende gebruikers in werken wordt deze content niet met elkaar gesynchroniseerd. Het maken van een duidelijk proces omtrent het updaten van documentatie kan hierbij helpen.




Welke onderdelen kan ik digitaal laten ondertekenen door gebruikers?


Binnen het PCT framework is het standaard mogelijk om de volgende twee onderdelen te laten accorderen door gebruikers. Dit zijn de onderdelen

  • Beleidsverklaring
  • Regels informatiebeveiliging personeel
Op het moment dat een nieuwe versie op publiek gezet wordt, selecteer je welke gebruiker het onderdeel moet accorderen en of deze gebruiker via een notificatie op de hoogte gesteld moet worden. Let op! Zet "nodig iedereen uit om te tekenen" op Nee wanneer slechts een specifieke gebruiker het onderdeel dient te accorderen, anders ontvangen alle gebruikers een notificatie.




Hoe weet ik welke content ik moet plaatsen?


Elk onderdeel in de boom bevat een link naar een helptekst. In deze helptekst staat een korte toelichting wat er in het onderdeel beschreven moet worden, welke bestanden geupload en welke formulieren ingevuld moeten worden. Je kunt de helptekst vinden onder het ? rechts boven de editor





Taken en maatregelen

Waar vind ik het overzicht van alle taken?


Alle taken en maatregelen worden automatisch vanuit de verschillende formulieren ingeladen in het maatregelen overzicht. In het bijbehorende statistieken dashboard heb je direct inzicht in de afgeronde en verlopen taken en maatregelen.




Wat is een maatregel?


Een maatregel is een activiteit die uitgevoerd moet worden om compliant te zijn. Wanneer er bijvoorbeeld tijdens de uitvoering van taak een afwijking of probleem wordt geconstateerd, moet daar een maatregel voor genomen worden.




Wat is een taak?


Een taak is een activiteit die moet worden uitgevoerd voor het onderhouden van het managementsysteem.




Hoe voeg ik een maatregel toe?


Een maatregel zit altijd gekoppeld aan een formulier. Bij de formulieren waar het mogelijk is om een maatregel toe te voegen, zie je een + knop. Nadat de maatregel is toegevoegd, is de maatregel terug te vinden in het maatregelen en taken overzicht. DIt overzicht is te vinden in de linkernavigatie. Het is ook mogelijk om vanuit het maatregelen en taken overzicht een maatregel toe te voegen aan het betreffende formulier.

Het is belangrijk dat je altijd een verantwoordelijke en een geplande afrondingsdatum aan de maatregel toevoegt, omdat het anders een incomplete taak is. De taak dient altijd gekoppeld te zitten aan een verantwoordelijke, want iemand dient deze af te ronden. Ook dient de verantwoordelijke te weten wanneer deze taak afgerond dient te worden.




Waar vind ik een overzicht van alle maatregelen?


Alle taken en maatregelen worden automatisch vanuit de verschillende formulieren ingeladen in het maatregelen overzicht. In het bijbehorende statistieken dashboard heb je direct inzicht in de afgeronde en verlopen taken en maatregelen.




Ik ontvang geen maandrapportage?


De consultant stelt in overleg met de beheersers van de PCT in welke gebruikers maandelijks een rapportage ontvangen. Vaak zijn dit de beheerders van de PCT en management of directie. Mocht dit aangepast moeten worden, neem dan contact op via support@proactivecompliancetool.nl.




Wat is een maandelijkse rapportage?


Elke maand wordt er automatische een rapportage verstuurd naar specifieke gebruikers binnen een klantomgeving. Vaak zijn dit beheerders en management of directie. De maandelijkse rapportage bevat:

  • Een overzicht van alle achterstallig taken
  • Een overzicht van de aankomende taken in de eerstkomende 30 dagen
  • Een overzicht van incomplete taken





Triggers

Kunnen de triggers naar andere medewerkers verstuurd worden?


Je kunt in de workflow notificatie instellen wie de trigger moet ontvangen. Dit kan een specifieke gebruiker zijn, maar ook een gebruiker in een bepaald veld (bijvoorbeeld het veld "verantwoordelijke". Lukt het niet om de ontvanger aan te passen, neem dan even contact op met je consultant of via support@proactivecompliancetool.nl.




Wat is een trigger?


Een trigger is een mail die verstuurd wordt naar aanleiding van een taak die uitgevoerd moet worden binnen de PCT. Dan kan zijn uit uitvoeren van een frequente test, maar ook het bijwerken van bijvoorbeeld het kwaliteitsbeleid. De verantwoordelijke voor de taak ontvangt een triggermail waarin omschreven staat welke taak hij/zij uit moet voeren. Wanneer de taak uitgevoerd is update de verantwoordelijke het takenoverzicht door in de triggermail op de link van het takenformulier te klikken.




Ik ben de triggermail kwijt. Hoe kan ik het takenoverzicht nu bijwerken?


Wanneer je inlogt in de PCT kan je al jouw taken terugvinden bij ‘Maatregelen en taken statistieken’. Hier kan je gemakkelijk filteren op jouw naam en terugvinden welke taken er aan jou toegewezen zijn. Vanuit dit overzicht kan je ook meteen de taak bijwerken en afronden.

Mocht je er niet uitkomen, stuur dan een mailtje naar support@proactivecompliancetool.nl.




Wat is het verschil tussen een "reminder e-mail: en "workflow notificatie"?


Bij een reminder stuur je op een vast moment een notificatie dat een formulier ingevuld dient te worden. Een workflow notificatie wordt verstuurd zodra deze getriggerd wordt door een aanpassing of status in de registraties. Vandaar het woord trigger. Denk hierbij bijvoorbeeld aan een nieuwe registratie of een wijziging van een specifiek veld of wanneer een datum nadert.




Ik weet niet zeker of de workflow notificatie juist is verstuurd?


Een beheerder kan inzien of mailtjes juist verstuurd zijn. Klik op je account rechts bovenin en ga naar "bedrijfsprofiel". Aan de rechterkant zie je de "e-mail logs". Selecteer hier de betreffende gebruiker. Vervolgens wordt getoond welke notificaties er verstuurd zijn en wat de status van de notificaties is. "Success" wil zeggen dat de notificatie is verstuurd en ontvangen door de gebruiker.





Security

Wordt er een back-up gemaakt van mijn data?


Ja. Iedere dag worden er 2 "hot storage" back-ups van de data gemaakt. Dit gebeurt elke 12 uur. Deze backups worden geëncrypt opgeslagen in Europa. Daarnaast wordt er iedere dag een encrypted "cold storage" backup gemaakt die binnen het datacenter in Nederland wordt opgeslagen.




Waar staat de data?


De data wordt opgeslagen in het datacenter van Digital Ocean in Nederland (Amsterdam). Digital Ocean is ISO 27001 gecertificeerd. Hot storage back-ups staan bij Amazon in Frankfurt. De cold back-ups worden opgeslagen in Nederland.




Kan ik zelf ook een back-up maken van mijn data?


Data kan geexporteert worden uit de tool via een Excel en/of PDF export.




Wat is de uptime van de PCT?


Er wordt gestreven naar een uptime van 99,5% tijdens werkdagen (NL) van 09:00 tot 17:00u.




Door wie wordt de PCT ontwikkeld


De PCT is een framework wat draait binnen de software van ISO2HANDLE. ISO2HANDLE is de ontwikkelaar van de software. Het PCT framework is door Protify ontwikkeld.




Heeft mijn omgeving een firewall?


Elke klantomgeving heeft haar eigen firewall.




Hoe wordt mijn PCT omgeving gemonitord?


Alle klantomgevingen en back-ups worden 24/7 gemonitord door de ISO2HANDLE, de softwareleverancier. Hun monitoring systemen worden op hun beurt ook gemonitord, zodat eventuele problemen direct gedetecteerd worden. Van iedere klantomgeving wordt het volgende gemonitord: - uptime (live) - aanwezigheid hot storage back-ups - aanwezigheid cold storage back-ups




Worden er PEN testen uitgevoerd op de PCT?


ISO2HANDLE laat met enige regelmaat een PEN test uitvoeren op de software. Daarnaast is het ook mogelijk om zelf een PEN test uit te laten voeren op de eigen omgeving uiteraard.




We controleren back-ups steekproefsgewijs op corruptie


Op dit moment worden back-ups steeksproefgewijs (periodiek) getest op corruptie. Er wordt gewerkt aan een volledig automatisch back-up corruptie test proces.




Wie heeft er toegang tot de PCT?


Naast de aangemaakte gebruikers kan het zijn dat consultants kunnen inloggen in de PCT. Bij het onderdeel "gebruikers" is te zien welke consultants dit zijn. Daarnaast heeft ISO2Handle de mogelijkheid om een back-up te restoren en hebben zij op deze manier toegang tot de data in de PCT.




Wie is er verantwoordelijk voor de data in de PCT?


De klant is eindverantwoordelijk voor de data die in de PCT geplaatst wordt. De consultant is verwerker van deze data en ISO2HANDLE is subverwerker. Op het moment dat een klantomgeving geactiveerd wordt, wordt een verwerkersovereenkomst opgesteld.




Beschikt de PCT over een eigen database?


Elke klant heeft een eigen klantomgeving met unieke URL en eigen database. Alle databases van klantomgevingen zijn gescheiden van elkaar en raken elkaar nooit.





Algemeen

Is er een mapping met de onderdelen uit de norm?


Jazeker. In de referentiematrix (onder algemeen) kun zien welke artikelen per norm er opgenomen zijn in de teksten. Uiteraard geldt wel dat die betreffende norm in je licentie moet zijn opgenomen.




Wat is een registratie?


Wanneer een formulier volledig is ingevuld, noem je dat een registratie. Per formulier zijn alle registraties in te zien bij de resultaten.




Wat is een taak?


Een activiteit die moet worden uitgevoerd voor het onderhouden van het managementsysteem




Hoe pas ik de huisstijl aan?


Beheerders hebben de mogelijkheid om de huisstijl aan te passen. Klik op je account rechts bovenin en ga naar "bedrijfsprofiel". In het bedrijfsprofiel kun je het volgende aanpassen:

  • Logo
  • Achtergrondkleur
  • Hoofdmenu kleur (linker zijde)
  • Primaire knop kleur
Let op! deze wijzigingen zijn voor iedereen binnen de organisatie zichtbaar.




Hoe pas ik het lettertype in het PCT framework aan?


Een beheerder heeft de mogelijkheid om de layout van de content in het PCT framework in te stellen. Denk hierbij aan font types en groottes en het toevoegen van een header en footer op het moment dat het "handboek" geexporteerd wordt. Klik op je account rechts bovenin en ga naar "voorkeuren" > "bedrijfs voorkeuren". Klik vervolgens op "handboek opmaak". Je kunt de volgende onderdelen instellen qua layout:

  • Cover pagina
  • Header
  • Inhoud
  • Footer
Let op! deze wijzigingen zijn voor iedereen binnen de organisatie zichtbaar.




Hoe meld ik een bug of vraag?


Klik op je account rechts bovenin en ga naar "help". Klik vervolgens op "E-mail". Er wordt nu een pop up getoond waarmee je de bug of vraag kunt melden. Afhankelijk van de prioriteit van de bug of vraag (conform SLA) wordt deze opgepakt door support.





Formulieren

Zijn de formulieren aanpasbaar?


Ja, de standaardformulieren zijn aanpasbaar. Je kan de invulvelden niet verwijderen, maar je kan wel extra invulvelden toevoegen door middel van het tandwieltje in het formulier.

Je hebt keuze uit een aantal type velden die je kan toevoegen, bijvoorbeeld: bestandsupload, tekstveld of checkboxen. Je gebruikt deze functionaliteit bijvoorbeeld wanneer je een extra toelichting wilt toevoegen, dat ingevuld dient te worden.

Middels de pijltjes aan de rechterkant bepaal je de positie waar het veld getoond moet worden.




Kan ik de registraties exporteren?


Ja, ieder formulier heeft een exporteer mogelijkheid. Deze exportknop is terug te vinden in de rechterbovenhoek bij het invulformulier en bij de resultaten.




Hoe stel ik een bedrijfsdashboard in?


Consultants en beheerders van de klantomgeving hebben de mogelijkheid om een bedrijfsdashboards aan te maken. Voordat het bedrijfsdashboard opgesteld kan worden, moeten er eerst grafieken aangemaakt worden binnen de PCT. Ga naar "dashboard" en klik op "bedrijfsdashboard". Klik vervolgens op de grote + rechtsonderin. Via de pop up die opent kun je selecteren wat er op het bedrijfsdashboard getoond moet worden. Let wel! Het bedrijfsdashboard is generiek voor de hele organisatie.




Hoe maak ik grafieken?


Wanneer de data in een formulier dat toe laat is het mogelijk om grafieken te maken. Via de tab "grafieken" kunnen beheerders zelf grafieken maken op basis van de registraties uit het formulier. Bij "basis instellingen" geef je aan wat de titel van de grafiek is Bij "weergave opties" bepaal je het type grafiek. Er zijn 5 type grafieken:

  • Line
  • Bar
  • Donut
  • Polar
  • Radar
Bij "datasets" selecteer je vervolgens welke data uit het formulier (de registraties) getoond moet worden in de grafiek. Per dataset kun je een titel meegeven in het "label" veld. Let wel! de grafieken die gekoppeld zijn aan formulieren zijn generiek voor de hele organisatie.




Is er een instructie hoe ik een formulier moet vullen?


Elk formulier bevat een link naar een helptekst. In deze helptekst staat een korte toelichting hoe een formulier ingevuld moeten worden. Je kunt de helptekst vinden onder het ? rechts boven het invulformulier.