Een aantal jaren geleden begonnen jullie lekker hands-on met de ISO-certificering. Frank maakte een Word document voor het informatiebeveiligingsbeleid. Lisa een Excelbestand voor risico’s. En jij maakte voor de leveranciersdocumentatie een gedeelde map aan in het ERP systeem. Daarin worden nu een deel van de gegevens bijgehouden. In eerste instantie werkte dat prima.
Maar de organisatie groeide net als het aantal certificeringen. De certificeringen worden steeds belangrijker en audits vinden vaker plaats. Inmiddels is jouw gevoel van controle veranderd naar een gevoel van frustratie. Je besteed meer tijd aan administratie dan aan concreet risicobeheer en verbetering
Het probleem van versnipperde compliance
Bij veel organisaties is compliance verspreid over verschillende systemen en locaties:
- Leveranciersdocumentatie staat in een gedeelde map.
- HR gerelateerde compliance documenten worden apart opgeslagen.
- Risicoanalyses staan in Excel.
- Acties worden bijgehouden in Outlook of Teams.
- Incidenten worden geregistreerd in losse documenten.
- Deadlines staan in agenda’s van verschillende medewerkers.
- Operationele planningen bestaan uit meerdere spreadsheets.
Hierdoor ontstaat een aantal veel voorkomende uitdagingen:
Niemand weet zeker wat de laatste versie is
Tijdens een audit blijkt regelmatig dat documenten op meerdere plekken bestaan. De vraag welke versie actueel is, leidt tot onnodige discussies en zoekwerk.
Deadlines raken uit beeld
Contractbeoordelingen, leveranciersreviews, risico evaluaties en beleidsupdates hebben allemaal een eigen planning. Zonder centrale opvolging worden deadlines gemakkelijk gemist.
Compliance word afhankelijk van personen
Vaak zit veel kennis in het hoofd van één medewerker. Wanneer iemand afwezig is of de organisatie verlaat, wordt zichtbaar hoeveel processen niet structureel zijn vastgelegd.
Audits kosten veel voorbereidingstijd
Het verzamelen van bewijsstukken, documenten en registraties wordt een project op zichzelf. Vaak wordt pas vlak voor een audit duidelijk welke informatie ontbreekt.
Waarom een ERP systeem meestal niet voldoende is
Veel organisaties proberen compliance onder te brengen in een bestaand ERP systeem. Hoewel ERP oplossingen uitstekend zijn voor operationele processen, zijn ze meestal niet ontworpen voor compliance management.
ERP systemen bieden vaak beperkte ondersteuning voor:
- Risicobeheer.
- Incidentmanagement.
- Beheersmaatregelen.
- Auditregistraties.
- Compliance workflows.
- Normenkaders zoals ISO 27001, ISO 9001 of de BIO.
Het gevolg is dat aanvullende Excelbestanden en Word documenten blijven bestaan.
De administratie verschuift daardoor niet. Het wordt verdeeld over meerdere systemen.
Wat een ISMS tool anders doet
Een Information Security Tool (ISMS) zoals de ProActive Compliance Tool (PCT) is gericht ontwikkeld om compliance processen centraal te organiseren. En, om volledig te zijn, de PCT is eigenlijk een zogenaamd ‘Integrated Management System (IMS)’ wat betekent dat het niet alleen geschikt is voor registratie en beheer van de ISO 27001 maar voor alle ISO normeringen.
In plaats van losse documenten en registraties is er nu één omgeving waarin alle compliance activiteiten samenkomen.
Centraal bestandsbeheer
Documenten rondom leveranciers, HR, beleid, procedures en audits worden binnen de PCT en daarmee op één plek beheerd.
Voordelen:
- Eén actuele versie.
- Duidelijke eigenaarschap.
- Versiebeheer.
- Snelle terugvindbaarheid tijdens audits.
Afvinklijsten en beheersmaatregelen
Veel compliance werkzaamheden bestaan uit terugkerende controles en acties.
Een ISMS tool maakt het mogelijk om:
- Taken toe te wijzen.
- Verantwoordelijkheden vast te leggen.
- Statussen te volgen.
- Bewijsstukken direct te koppelen.
Daardoor ontstaat continu inzicht in de voortgang.
Veel compliance werkzaamheden bestaan uit terugkerende controles en acties.
Een ISMS tool maakt het mogelijk om:
- Taken toe te wijzen.
- Verantwoordelijkheden vast te leggen.
- Statussen te volgen.
- Bewijsstukken direct te koppelen.
Daardoor ontstaat continu inzicht in de voortgang.
Grip op deadlines
Een ISMS tool bewaakt automatisch belangrijke momenten zoals:
- Leveranciersbeoordelingen.
- Risicoreviews.
- Auditacties.
- Beleidsherzieningen.
- Contractevaluaties.
Automatische herinneringen verminderen de kans dat belangrijke activiteiten worden vergeten.
Risicobeheer op één plek
Risico’s worden centraal geregistreerd, beoordeeld en opgevolgd.
Hierdoor ontstaat inzicht in:
- Openstaande risico’s.
- Risicoscores.
- Maatregelen.
- Verantwoordelijken.
- Historische ontwikkelingen.
In plaats van losse Excelbestanden ontstaat een actueel risicoregister.
Incidentenbeheer zonder losse registraties
Incidenten worden vaak bijgehouden in e-mails, ticketsystemen of spreadsheets.
De PCT brengt registratie, opvolging en rapportage samen in één proces. Hierdoor wordt aantoonbaar hoe incidenten zijn afgehandeld en welke verbetermaatregelen zijn genomen.
Ondersteuning van de operationele planning
Compliance bestaat voor een groot deel uit terugkerende activiteiten.
Met een geïntegreerde operationele planning ontstaat overzicht over:
- Jaarplanningen.
- Controleactiviteiten.
- Interne audits.
- Management reviews.
- Leveranciersbeoordelingen.
- Verbeteracties.
Dat maakt compliance voorspelbaar en beheersbaar.
Wanneer is de PCT interessant?
De ProActive Compliance Tool wordt vaak interessant zodra organisaties merken dat:
- Compliance steeds meer tijd kost.
- Informatie verspreid staat over meerdere systemen.
- Audits veel voorbereiding vragen.
- Deadlines lastig te bewaken zijn.
- Risico’s en incidenten niet centraal worden beheerd.
- Certificeringen zoals ISO 27001 belangrijker worden.
In die situaties is de behoefte vaak niet direct een uitgebreid governance platform. Veel organisaties zoeken vooral naar een centrale plek voor documentbeheer, registraties, opvolging en planning.
Van administratie naar aantoonbare beheersing
Compliance draait uiteindelijk niet om documenten verzamelen. Het draait om aantoonbaar beheersen van risico’s, processen en verantwoordelijkheden.
Wanneer informatie verspreid staat over ERP systemen, Word documenten, Excelbestanden en mappenstructuren, groeit de administratieve last snel mee met de organisatie.
De PCT brengt die onderdelen samen in één omgeving. Daardoor ontstaat niet alleen meer overzicht, maar vooral meer tijd voor de inhoud van compliance in plaats van het beheren van administratie.
Meer weten over het inzetten van de ProActive Compliance Tool als ISMS? Maak een afspraak voor een vrijblijvende demo. Maak een afspraak!
