Herken je dat? Allerlei Word en Excel bestanden, foto’s en filmpjes die op diverse plaatsen staan zonder een goede structuur? Dan is een Document Management Systeem (DMS) door middel van een software tool een oplossing, dat je kan helpen structuur aan te brengen in jouw documenten. We leggen je graag uit wat een DMS is, wat het verschil is tussen een DMS en een ISMS en wat de voordelen zijn.
Wat is een Document Management Systeem?
Een Document Management Systeem is een systeem of applicatie waar je documenten op bepaalde onderwerpen beheert en ordent. Een DMS helpt je om de diverse processen van jouw documenten efficiënt te laten verlopen, dit geldt voor diverse typen van Word en Excel tot aan film- en audiobestanden.
DMS-software is eigenlijk niet de juiste benaming, omdat de ‘S’ voor systeem staat. Met een DMS, ook wel document beheer systeem, worden documenten op een centraal platform online opgeslagen. Je beheert bijvoorbeeld je Word en Excel bestanden in een, veelal online, applicatie.
Hoe werkt een DMS software tool?
Als je kiest voor een DMS software tool waarbij de documenten centraal worden opgeslagen kunnen medewerkers de documenten snel vinden, delen en aanpassen. Ook kunnen medewerkers veelal tegelijkertijd in hetzelfde document werken. Met versiebeheer kan worden nagegaan wie welke aanpassingen in het document heeft gedaan. Daarnaast kunnen documenten een vooraf ingestelde route afleggen, zodat deze automatisch van de ene medewerker of afdeling naar de andere toegaan. Het gebruik van een document management systeem verhoogt de vindbaarheid van documenten. Wanneer de documentenstromen goed worden uitgevoerd, zullen bedrijfsprocessen effectiever en sneller verlopen.
Een aantal voordelen van een DMS systeem op een rij:
Welke voordelen biedt het werken via een DMS software tool voor jouw organisatie? Werk je nu nog met papieren documenten, zullen de voordelen nog groter zijn. Maar ook als je al digitaal werkt, kan het voordelen voor jouw organisatie opleveren.
- Documenten worden centraal opgeslagen
- Snel toegang tot informatie
- Goed overzicht
- Vindbaarheid van documenten
- Efficiënter zoeken naar documenten
- Eenvoudig werken met back-ups
- Bedrijfsprocessen effectiever en sneller door documentstromen
- Gebruikersrechten eenvoudig vast te leggen
- Documenten veilig digitaal ondertekenen
- Versiebeheer
- Minder fysieke opslagruimte nodig
- Lagere printkosten
- Lagere milieubelasting past bij Maatschappelijk Verantwoord Ondernemen (MVO)
Wat is het verschil tussen een ISMS en een DMS?
Eigenlijk zijn dit twee totaal verschillende zaken. Waarbij je bij een DMS spreekt over een systeem, gaat het bij een Information Security Management System echt over een werkwijze, waarin onder andere gedocumenteerde informatie wordt vastgelegd. Waarbij het niet alleen gaat over de documenten met betrekking tot informatiebeveiliging zelf, maar ook hoe je deze volgens de Plan Do Check Act (PDCA) verbetercyclus implementeert en continu verbeterd.
De PCT als ISMS: beheer je taken en je DMS
Binnen de ProActive Compliance Tool heb je de mogelijkheid om deze gedocumenteerde informatie vast te leggen. Net als in een DMS kun je in de PCT de workflow instellen om deze documentatie te updaten en te reviewen. Je hoeft als organisatie niet na te denken over een folder- of mappenstructuur. De structuur voor de benodigde informatie staat al in de PCT. De PCT werkt met taak- en versiebeheer, zodat je workflows kunt creëren binnen jouw organisatie. Je kunt vastleggen hoe jij zaken in jouw organisatie hebt geïmplementeerd en bewijzen hoe jij dit hebt gedaan.
Een ander voordeel is dat je in de PCT eenvoudig al je documenten en registraties je ook gemakkelijk taken ten behoeve van je ISMS kunt beheren. Hiermee heb je een DMS en taakbeheersysteem in één.
Vanuit de ISO 27001 norm voor Informatiebeveiliging word je gevraagd om een managementsysteem in te richten, te implementeren, te onderhouden en continu te verbeteren, door bijvoorbeeld de PDCA-cyclus toe te passen. Door gebruik te maken van de PCT wordt jouw bedrijf ondersteund in dit proces.
Wil jij af van losse Word en Excel bestanden?
Wij helpen je graag jouw compliance en certificeringen op orde te brengen met behulp van de PCT. Is jouw organisatie toe aan een software tool die jou hierin ondersteunt? Neem contact met ons op en we helpen je graag verder.
