Kennisbank formulieren

Elk formulier bevat een link naar een helptekst. In deze helptekst staat een korte toelichting hoe een formulier ingevuld moeten worden.

Je kunt de helptekst vinden onder het ?-icoon rechts boven het invulformulier:

Ja, de standaardformulieren zijn aanpasbaar. Je kan de invulvelden niet verwijderen, maar je kan wel extra invulvelden toevoegen door middel van het potloodje in het formulier:



Je hebt keuze uit een aantal type velden die je kan toevoegen, bijvoorbeeld: bestandsupload, tekstveld of checkboxen. Je gebruikt deze functionaliteit bijvoorbeeld wanneer je een extra toelichting wilt toevoegen, dat ingevuld dient te worden. Middels de pijltjes aan de rechterkant bepaal je de positie waar het veld getoond moet worden:

Je kunt in een formulier een veld toevoegen dat de waarden uit een ander formulier toont. Voeg een custom veld toe via het potloodje. Selecteer de optie ‘Referentie’ of ‘Referentie – meerkeuze’. Selecteer vervolgens het formulier en het juiste veld waarvan de data getoond moet worden. 

Vanaf dat moment kun je de waarden uit het andere formulier selecteren in het betreffende formulier. 

Ja, wanneer jouw licentie draait op V4 (zichtbaar op de loginpagina) kun je zelf formulieren aanmaken.

Bij Custom form editor kun je met het groene plusje + een nieuw formulier aanmaken. De titel en het type formulier zijn verplichte velden. Het formulier is opgebouwd uit 4 onderdelen: Type, Vraag, Antwoord en Eigenschappen. Eigenschappen is alleen een invulveld wanneer je hebt gekozen voor een vraag.



Bij het onderdeel Vraag zijn er verschillende velden die je kunt toevoegen aan het formulier. Een aantal voorbeelden van beschikbare velden zijn:

·       Bestandsupload:
·       Checkbox
·       Datum
·       Gebruikersselectie
·       Getal
·       Keuze (vast selectie of dynamisch)
·       Kleurkiezer
·       Landenkiezer
·       Maatregelen
·       Tekst

Als je het formulier ingevuld hebt, kun je onder aan de pagina klikken op Maak of ‘Update’ indien het een wijziging betreft.

Ga naar het betreffende onderdeel in het Framework waar je het formulier wilt plaatsen.
Klik op het tandwieltje boven de editor. Vervolgens klik je op ‘Formulieren’ en selecteer bij aanvullende formulier het formulier dat je wilt koppelen. Klik op toevoegen en opslaan. Vanaf nu wordt het formulier ook bij dit onderdeel getoond. 
Het toevoegen van formulieren is alleen mogelijk voor beheerders.

Wanneer een formulier volledig is ingevuld, noem je dat een registratie. Per formulier zijn alle registraties in te zien bij de resultaten.

Wanneer de data in een formulier dat toe laat, is het mogelijk om grafieken te maken. Via de tab ‘Grafieken’ kunnen beheerders zelf grafieken maken op basis van de registraties uit het formulier. Bij Algemene instellingen geef je de grafiek een titel.
Bij Weergave opties bepaal je het type grafiek. Er zijn 5 type grafieken: line; bar; donut; polar; radar. Bij Data opties kun je aangeven uit welke periode de data moet worden opgehaald en bij Datasets selecteer je vervolgens welke data uit het formulier (de registraties) getoond moet worden in de grafiek. Per dataset kun je een titel meegeven in het “label” veld.
Let op! de grafieken die gekoppeld zijn aan formulieren zijn generiek voor de hele organisatie.

Ja, dit is mogelijk. Boven de resultaten vind je de ‘Selecteer’ knop. Vervolgens heb je de mogelijkheid om meerdere resultaten te selecteren of maak gebruik van de ‘Selecteer alles’ knop. Vervolgens klik je op Bewerken.

Ja, dat is mogelijk. Om een registratie te dupliceren klik je met je rechtermuisknop op de registratie en klik je vervolgens op ‘dupliceer’.
Let op! De gepubliceerde registratie is pas zichtbaar na een pagina refresh.

Binnen de professional licentie is het mogelijk om de audittrail van formulierregistraties in te zien. Open de registratie en klik op ‘Toon geschiedenis’. Vervolgens kun je zien welke velden er aangepast zijn en door wie. 

Ja, ieder formulier heeft een exporteer en importeer mogelijkheid. Deze knop is terug te vinden via in het desbetreffende formulier. Ga naar de resultaten pagina en klik rechtsboven op het documentje met het kruis erin. Hier kun je kiezen of je een Excel-bestand wil importeren, of dat je de registraties naar een nieuw Excel-bestand wil exporteren.

Full users hebben toegang tot gearchiveerde registraties wanneer ze bij voorkeuren hebben ingesteld dat zij toegang willen tot gearchiveerde datasets.

Gearchiveerde registraties zijn in te zien in de resultaten pagina van een formulier. Klik rechts boven in de resultaten pagina op de archief knop.

In elk formulier vind je op de resultaten pagina alle registraties van het formulier. Deze registraties kunnen blauw of wit van kleur zijn.

Witte registraties zijn feitelijke vastleggingen. Er is in principe geen vervolgactie meer benodigd.
Blauwe registraties zijn acties. Dat wil zeggen dat er een actie verbonden zit aan de registratie, ofwel er zijn activiteiten gepland. Bijvoorbeeld omdat iemand een controle moet uitvoeren. Deze geplande acties zijn ook in te zien via het Taken overzicht.

Wanneer je zelf een formulier maakt is het alleen mogelijk om individuele velden toe te voegen. Wanneer je wilt dat er logica wordt toegepast op velden, bijvoorbeeld dat een ander veld veranderd bij het invullen van een specifiek antwoord in een ander veld, of dat een veld niet zichtbaar is voor alle rollen, kun je een verzoek in dienen bij support. Let op! Zodra support deze logica gaat toevoegen wordt het formulier eigendom van PCT en kunnen velden niet meer aangepast worden door beheerders.

Belangrijk is om dan naar de rechten te kijken. Dat doe je door op ‘Instellingen’ te klikken, rechts naast ‘workflows’. Hier kun je autorisaties instellen.