Kennisbank workflows

Een workflow, ook wel trigger genoemd is een mail die verstuurd wordt naar aanleiding van een taak die uitgevoerd moet worden binnen de ProActive Compliance Tool. Dan kan zijn het uitvoeren van een frequente test, maar ook het bijwerken van bijvoorbeeld het kwaliteitsbeleid.

De verantwoordelijke voor de taak ontvangt een e-mail waarin omschreven staat welke taak hij/zij uit moet voeren. Wanneer de taak uitgevoerd is update de verantwoordelijke het takenoverzicht door in de e-mail op de link van het takenformulier te klikken. De status van een taak kan ook gewijzigd worden in het takenoverzicht in de PCT.

Wanneer je herinneringen wilt instellen om gebruikers te herinneren om een taak uit te voeren dan kun je dit als volgt instellen: In het voorbeeld wordt de herinnering na 14 dagen gestuurd, maar dat is door jullie als organisatie instelbaar.

Je kunt in de workflow instellen wie de e-mail moet ontvangen. Dit kan een specifieke gebruiker zijn, maar ook een gebruiker in een bepaald veld (bijvoorbeeld het veld ‘Verantwoordelijke’. Lukt het niet om de ontvanger aan te passen, neem dan even contact op met je consultant of via .

Wanneer je inlogt in de PCT kan je al jouw taken terugvinden bij ‘Taken’. Hier kan je gemakkelijk filteren op jouw naam en terugvinden welke taken er aan jou toegewezen zijn. Vanuit dit overzicht kan je ook meteen de taak bijwerken en afronden.

Bij een reminder stuur je op een vast moment een notificatie dat een formulier ingevuld dient te worden.

Een workflow wordt verstuurd zodra deze getriggerd wordt door een aanpassing of status in de registraties. Denk hierbij bijvoorbeeld aan een nieuwe registratie of een wijziging van een specifiek veld of wanneer een datum nadert.

Een beheerder kan inzien of e-mails juist verstuurd zijn. Klik in de omgeving op Organisatie. Onder aan de pagina vind je ‘e-mail logs’. Selecteer hier de betreffende gebruiker. Vervolgens wordt getoond welke e-mails er verstuurd zijn en wat de status van de e-mail is. Wordt er een groen bolletje getoond, dan is de e-mail afgeleverd bij de ontvanger.