Kennisbank taken en maatregelen

Een taak is een controle activiteit die moet worden uitgevoerd voor het onderhouden van het managementsysteem. Taken zijn wederkerend. Dat betekent dat deze jaarlijks terugkomen. De bron van de wederkerende controletaken staat in het formulier “Wederkerende taken”. Naast wederkerende taken is er ook de mogelijkheid om een eenmalige taken te registreren in het acties formulier. Deze taken wordt niet jaarlijks herhaald.

Taken worden op 31 december automatisch gedupliceerd voor het aankomende jaar. Op dat moment controleert het systeem alle taken van het afgelopen jaar en worden deze met dezelfde verantwoordelijke aangemaakt voor het nieuwe jaar. Op 1 januari is de planning dan weer helemaal gevuld. Dit staat ook toegelicht bij het ? in het formulier Wederkerende taken.
 
Mocht gedurende het jaar de verantwoordelijke uit dienst zijn (lees zijn gearchiveerd in de PCT) dan wordt deze taak als “incompleet” getoond op het dashboard.
 
Helaas kun je niet met 1 setting de frequentie instellen. Dat betekent dat wanneer een taak 4x per jaar ingesteld moet worden je deze taak het beste kunt dupliceren (rechter muis knop) en dan de data’s dient aan te passen.
 

Een maatregel is een activiteit die benodigd is om een constatering en/of afwijking te beheersen en te corrigeren. Maatregelen kunnen preventief of corrigerend zijn. Het nemen van een maatregel is ook noodzakelijk wanneer er op dit moment nog niet aan de intern gestelde compliance standaarden wordt voldaan. Maatregelen komen voort uit verschillende formulieren.
Onderstaand overzicht geeft visueel weer welke basis formulieren taken en maatregelen bevatten. Alle taken en maatregelen worden getoond op het “Taken” overzicht. Daar is per regel het type activiteit te zien en de herkomst van de activiteit.

Een maatregel zit altijd gekoppeld aan een formulier. Bij de formulieren waar het mogelijk is om een maatregel toe te voegen, zie je een + knop.

Nadat de maatregel is toegevoegd, is de maatregel terug te vinden in het maatregelen en taken overzicht. DIt overzicht is te vinden in de linkernavigatie.

Het is ook mogelijk om vanuit het maatregelen en taken overzicht een maatregel toe te voegen aan het betreffende formulier.

Het is belangrijk dat je altijd een verantwoordelijke en een geplande afrondingsdatum aan de maatregel toevoegt, omdat het anders een incomplete taak is. De taak dient altijd gekoppeld te zitten aan een verantwoordelijke, want iemand dient deze af te ronden. Ook dient de verantwoordelijke te weten wanneer deze taak afgerond dient te worden.

Alle taken en maatregelen worden automatisch vanuit de verschillende formulieren ingeladen in het Taken-overzicht. In het bijbehorende statistieken dashboard heb je direct inzicht in de afgeronde en verlopen taken en maatregelen.

Een taak of maatregel is afgerond als er een daadwerkelijke afrondingsdatum is ingevuld. Dan past de status zich automatisch aan naar “afgerond”. Wanneer er geen afrondingsdatum wordt ingevuld, veranderd de status ’s nachts automatisch weer naar aankomend of achterstallig. Voor de audittrail is het belangrijk is dat er een duidelijke toelichting wordt opgenomen hoe de taak/maatregel is uitgevoerd.

Elke maand wordt er automatische een rapportage verstuurd naar specifieke gebruikers binnen een klantomgeving. Vaak zijn dit beheerders en management of directie.
De maandelijkse rapportage bevat:
– Een overzicht van alle achterstallige taken
– Een overzicht van de aankomende taken in de eerstkomende 30 dagen
– Een overzicht van incomplete taken

De maandelijkse rapportage wordt ingesteld in de taal waarin de PCT is ingesteld.

De consultant stelt in overleg met de beheerders van de PCT in welke gebruikers maandelijks een rapportage ontvangen. Vaak zijn dit de beheerders van de PCT en management of directie. Mocht dit aangepast moeten worden, neem dan contact op via .

Dit kan het geval zijn. Er is een grote kans dat er dan nog een oude zoekterm in de zoekbalk staat. Deze moet even verwijderd worden. Het kan ook zijn dat er nog filters aanstaan, die niet meer gelden. Deze ook moeten worden uitgezet. Indien je nog steeds geen taken ziet, neem dan contact op met